ग्रामपंचायतीच्या अभिलेखांचे वर्गीकरण विषयीची संपूर्ण माहिती

शासकिय काम आणि बारा महिने थांब” अशी सार्वत्रिक तक्रार सामान्य जनमाणसातुन नेहमीच ऐकायला मिळते. शासकिय काम वेळेत होण्यासाठी शासन स्तरावर “शुन्य प्रलंबिता आणि दैनंदिन निर्गती अभियान”  ( Zero Pendency & Daily Daily Disposal Campain)  या उपक्रम तत्पर प्रशासनासाठी राबविण्यात येत आहे.  सदरचे अभियान समर्थपणे राबविण्यासाठी अभिलेख वर्गीकरण करणे क्रमप्राप्त आहे. सदर उपक्रमामध्ये अभिलेख अद्यावतीकरण करणे, अबकड यादी करणे, सहा गठ्ठा पध्दती आणि अभिलेख कक्षाचे अद्ययावतीकरण करणे हे महत्त्वाचे मुद्दे आहेत. सदर मुद्दयांचा विचार करुन अभिलेख वर्गीकरण करणे आवश्यक आहे. तसेच केंद्रीय माहितीचा अधिकार अधिनियम, 2005 अंतर्गत मोठ्या प्रमाणात अर्ज ग्रामपंचायतींकडे येत असल्याने अर्जाव्दारे मागणी केलेली माहितीचा शोध घेताना आपला महत्त्वाचा वेळ वाया जात असतो. अभिलेख वर्गीकरण अद्यावत केलेले असेल तर माहिती शोधणे सुकर होईल व कामकाजामध्ये गतिमानता येण्यास मदत होईल.

ग्रामपंचायतीच्या अभिलेखांचे वर्गीकरण विषयीची संपूर्ण माहिती

मागील लेखामध्ये आपण ग्रामपंचायत नमुना 1 ते 33 (अभिलेख) विषयीची सविस्तर माहिती पाहिली. अभिलेख जतन करुन ठेवण्यासाठी अबकड लिस्ट प्रमाणे कालावधी निश्चित केलेला असुन त्याप्रमाणे अभिलेखांचे निंदणीकरण (sorting) आणि वर्गीकरण (classification) करण्यात यावे आणि खालीलप्रमाणे अभिलेख कक्षात जतन करुन ठेवावेत. 

  1. अ वर्ग- कायमस्वरुपी
  2. ब वर्ग- 30 वर्षापर्यंत
  3. क वर्ग-10 वर्षापर्यंत
  4. क-1 - 5 वर्षापर्यंत
  5. ड- एका वर्षापर्यंत
अभिलेख नष्ट करण्याची रीत:

सरपंच किंवा उपसरपंच आणि सरचिटणीस यांच्या समक्ष अभिलेख फाडून किंवा जाळून नष्ट करण्यात येतील; परंतु गुप्त किंवा गोपनीय स्वरूपाचे अभिलेख केवळ जाळून टाकूनच नष्ट करण्यात येतील.

अभिलेख नष्ट केल्यानंतर त्यांची विल्हेवाट लावणे:

फाडून नष्ट केलेल्या अभिलेखांची विक्री करता येईल किंवा अन्यथा पंचायत निर्देश देईल अशा रीतीने त्याची विल्हेवाट लावता येईल.

नष्ट केलेल्या अभिलेखांची नोंदवही:

चिटणीस नियम ३ अन्वये नष्ट केलेल्या अभिलेखांची एक नोंदवही, या सोबत जोडलेल्या अनुसूची २ मध्ये तरतूद केलेल्या नमुन्यात ठेवण्याची व्यवस्था करील.

बाब निर्णयासाठी गटविकास अधिकार्‍यांकडे पाठवणे.- नियम २, पोटनियम (२) अन्वये अभिलेखांचे वर्गीकरण करण्याच्या संबंधात किंवा कोणत्याही अभिलेखांचे नाशन करण्याच्या औचित्याबद्दल कोणतीही शंका उद्भवल्यास, ती बाब निर्णयासाठी गटविकास अधिकार्‍यांकडे पाठविण्यात येईल आणि त्याचा निर्णय अंतिम असेल.

ग्रामपंचायतीच्या अभिलेखांचे वर्गीकरण

अ वर्ग - अभिलेख:

१. अधिनियम, नियम आणि उपविधी

२. शासन निर्णय, अधिसूचना, आदेश आणि कायम स्वरूपाची परिपत्रके

३. जिल्हा परिषद, पंचायत समिती, स्थायी समिती, ग्रामपंचायत यांनी केलेले कायम स्वरूपाचे आदेश

४. आयुक्त, जिल्हाधिकारी, जिल्हा परिषदेचा मुख्य कार्यकारी अधिकारी यांनी काढलेले कायम स्वरूपाचे आदेश, अधिसूचना इ.

५. कलम ५९ खालील चौकशी आणि आदेश या संबंधीची कागदपत्रे

६. पंचायतीकडे विहित असलेले सार्वजनिक रस्ते थांबविणे किंवा बंद करणे त्याचप्रमाणे भरपाई यासंबंधीचे कागदपत्रे

७. कर आणि शुल्क यांच्या दरांची अनुसूची

८. पंचायतीकडे विहित असलेले तलाव किंवा विहिरी यांतील पाणी घरगुती वापरा व्यतिरिक्त इतर प्रयोजनासाठी वापरण्याकरता (कायम स्वरूपाची) परवानगी देणे आणि अशा परवाना धारकांची यादी

९. कोंडवाड्यात घातलेल्या गुरांच्या संबंधात आकारावयाची कोंडवाडा फी इत्यादीची अनुसूची

१०. जिल्हा परिषद, पंचायत समिती, महानगरपालिका, नगरपालिका, कटक प्राधिकरण, अधिसूचित क्षेत्र, समिती, इतर पंचायत किंवा खाजगी व्यक्ती यांच्याशी केलेले संविदा किंवा करारनामे अथवा प्रतिलेख (कायम स्वरूपाचे) यासंबंधीची कागदपत्रे

११. शासन, आयुक्त, जिल्हाधिकारी इत्यादीचे (कायम स्वरूपाचे) अभिनिर्णय किंवा निर्णय

१२. पंचायतीने ठरवून दिलेल्या पंचायत कर्मचाऱ्यांच्या शक्ती आणि कर्तव्ये

१३. गावठाण वाढविणे आणि इमारतीचे नियमन करणे यासाठी मान्य केलेल्या योजना

१४. पंचायती विरुद्ध किंवा पंचायतीने केलेल्या दिवाणी दाव्याच्या संबंधीची कागदपत्रे (न्याय निर्णयाची किंवा मूळ अपील/हुकूमनामाची प्रत धरून)

१५. कर किंवा फी देण्यापासून कायमस्वरूपाची सूट देण्या संबंधातील कागदपत्रे

१६. बांधकाम किंवा विकास योजना पार पाडण्यासंबंधी कागदपत्रे मग अशी बांधकामे किंवा विकास योजना ग्रामनिधीतून किंवा राज्य शासनाच्या/जिल्हा परिषदेच्या/पंचायत समितीच्या मदतीने किंवा लोकांच्या सहयोगाने पार पाडण्यात येत असोत

१७. दहन आणि दफन भूमी उघडणे किंवा बंद करणे यांच्या संबंधातील कागदपत्रे

१८. राज्य शासन/जिल्हा परिषद/पंचायत समिती यांच्या मालमत्ता किंवा बांधकामे पंचायतीकडे निहित करण्यासंबंधीची अशा मालमत्तेचे पुनग्रहण धरून कागदपत्रे

१९. पंचायतीला देणगीच्या रूपाने दिलेल्या मालमत्ते विषयीचा पत्रव्यवहार, कागदपत्रे

२०. बाजार आणि आठवड्याचे बाजार स्थापन करणे

२१. ग्रामरस्त्यांचे बांधकाम

२२. जंगम व स्थावर मालमत्ता यांचे संपादन व विक्री आणि तत्संबंधित इतर सर्व आनुषंगिक बाबी यांच्या संबंधीचे दस्तऐवजासह कागदपत्रे

२३. निहित किंवा अन्यथा पंचायतीच्या मालमत्तेचा अधिकार अभिलेखांचा उल्लेख

२४. पंचायतीच्या प्रशासकीय आणि इतर इमारतीचे बांधकाम

२५. सरपंचाच्या शक्ती उप-सरपंचास प्रदान करणे

२६. पंचायत, पंचायत समिती (असल्यास) आणि ग्रामसभा यांच्या सभांचे कामकाज आणि त्यात घेतलेले निर्णय अंतर्भूत असलेले कार्यवृत्त पुस्तक

२७. पंचायतीच्या कर्मचाऱ्यांचे वेतन आणि भत्ते निश्चित करण्यासंबंधीचे सर्वसाधारण धोरण

२८. पदांच्या निर्मितीविषयी आणि पदाच्या वेतनाच्या फेरतपासणी- विषयी कागदपत्रे

२९. ग्रामपंचायतीची रचना आणि पुनर्घटना या संबंधीची कागदपत्रे

३०. सनदा

३१. पकडलेल्या आणि कोंडवाड्यात घातलेल्या गुरांची नोंदवही

३२. लिलावासाठी आलेल्या गुरांची नोंदवही

३३. कोंडवाड्यात घातलेल्या गुरांच्या संबंधात मिळालेल्या सुरक्षा ठेवीची नोंदवही

३४. अविक्रेय माल किंवा जंगम मालमत्ता यांची नोंदवही

३५. आगाऊ रक्कम/ ठेवी यांची नोंदवही

३६.(रस्ते व जमीन खेरीज) स्थावर मालमत्तेची नोंद वही

३७. रस्त्यांची नोंदवही

३८. जमिनीची नोंदवही

३९. गुंतवणुकीची नोंदवही

४०. जन्म, मृतजन्म, मृत्यू आणि विवाह यांच्या नोंदवह्या

४१. करांस पात्र असलेल्या इमारती आणि जमिनी यांच्या आकारणीची यादी,(कर) सुधारलेले असल्यास सुधारलेली आकारणी यादी

४२. आकारलेल्या कराची मागणी नोंदवही

४३. इतर कर आणि शुल्क यांच्या बाबतीत तयार केलेली आकारणीची यादी (कर आणि शुल्क) सुधारलेले असल्यास सुधारलेली आकारणीची यादी

४४. संकीर्ण मागण्यांची नोंदवही

४५. मिळालेल्या वस्तू आणि त्यासाठी दिलेल्या रकमा यांची नोंदवही

४६. कर किंवा शुल्क बसविण्यासंबंधीचे प्रस्ताव

४७. जागांचे नंबर देण्यासंबंधीची कागदपत्रे

४८. गावाच्या हद्दीच्या आत इमारतीची उभारणी किंवा पुनर्रउभारणी यासाठी परवानगी देणे आणि तत्संबंधीत अशा इतर सर्व बाबी

४९. पंचायतीच्या आदेशा विरुद्ध उच्चतर प्राधिकाऱ्याकडे केलेली अपिले आणि त्यावरील निर्णय

५०. पंचायतीचे विसर्जन आणि पुनर्रचना केल्यानंतर भत्ता आणि दायित्वे यांच्या हस्तांतरण करण्यास संबंधीची कागदपत्रे

५१. नष्ट केलेल्या अभिलेखांची नोंदवही

ब वर्ग - अभिलेख:

१. पंचायत कर्मचार्‍यांच्या बाबतीत नेमणूक, कर्तव्य नेमून देणे, वेतन निश्चित करणे, रजा मंजूर करणे, बढती, निलंबन व बडतर्फ करणे

२. कोणताही व्यापार, किंवा व्यवसाय करण्यास किंवा कोणतीही नियुक्ती अंगीकारण्यास पंचायत कर्मचाऱ्यांना देण्यात आलेली परवानगी

३. अर्थसंकल्प विवरणपत्र

४. पंचायतीचे सभासद आणि कर्मचारी यांच्याविरुद्ध दाखल केलेले फौजदारी खटले

५. संस्थांना आर्थिक सहाय्य देणे.

६. शासकीय अनुदाना संबंधातील कागदपत्रे

७. सर्वसाधारण रोकड वही

८. जमा रकमा/दिलेल्या रकमा यांची नोंदवही

९. पावती पुस्तक

१०. गोळा केलेल्या जकातींची नोंद वही

११. गोळा केलेल्या (जकातीची) एकत्रित किर्द

१२. जिल्हा ग्रामविकास निधी मधून मंजूर केलेल्या कर्जाबद्दल पंचायतीने दिलेल्या हमीचा कार्यालय प्रति

१३. गुरांच्या कोंडवाडा ची जमा आणि खर्च यांची नोंद वही

१४. कोंडवाड्यात घातलेल्या गुरांच्या मालकांकडून घेतलेली प्रतिज्ञापत्रे

१५. ग्रंथालय तालिका किंवा नोंदवही, ग्रंथालय जावक नोंदवही (ठेवण्यात आली असेल तर)

१६. अभ्यागत पुस्तक (ठेवण्यात आले असेल तर)

१७. जंगम आणि स्थावर मालमत्तेचे संपादन व विक्री किंवा हस्तांतरण या संबंधीची कागदपत्रे (तपशील संबंधित नोंदवह्यांमध्ये नमूद करण्यात यावा)

१८. मोजमाप नोंदवही

१९. मुद्रांक हिशेब नोंदवही

२०. संग्रह हिशेब नोंदवही

२१. बांधकामाच्या अंदाजांची नोंद वही

२२. कर्मचाऱ्यांच्या वेतन बिलाची नोंदवही

२३. गावाच्या हद्दीबाहेरील कोणतेही बांधकाम पार पाडण्यासाठी मंजुरी

२४. अभिकथित अफरातफर, गैरवर्तवणूक इ. संबंधात कागदपत्रे

२५. सेवेत नियुक्त करण्यासाठी केलेले अर्ज (नियुक्ती केलेले असल्यास)

२६. भविष्य निर्वाह निधीतून राष्ट्रीय बचत प्रमाण पत्रके विकत घेण्यास मंजुरी देणे

२७. भविष्य निर्वाह निधीच्या वर्गणीदारांचे पासबुक

२८. भविष्य निर्वाह निधीची दैनिक वही आणि प्रमाणित विवरणपत्रे

२९. भविष्य निर्वाह निधीची लेखा खातेवही

३०. भविष्य निर्वाह निधी मधील आगाऊ रकमांची नोंदवही

३१. पंचायतीकडे विहित असलेल्या सार्वजनिक प्रयोजनासाठी नेमून दिलेला सार्वजनिक रस्ता, जमिनी यावरील अतिक्रमण किंवा यांचा अनधिकृत वापर या संबंधीची कागदपत्रे

३२. अतिक्रमण दूर करणे

३३. राज्य शासनाने पुरस्कृत केलेल्या निधींना अंशदाने

३४. गावामध्ये आरोग्य, सुरक्षितता, शिक्षण, सुखसोयी, सोय इत्यादींना प्रोत्साहन देण्यासाठी गावात हाती घेतलेली बांधकामे किंवा उपायोजना व त्याच प्रमाणे अनुसूचित जाती, अनुसूचित जमाती आणि इतर मागासलेले वर्ग यांची स्थिती सुधारण्यासाठी केलेल्या उपाययोजना यासंबंधीची कागदपत्रे

३५. अस्पृश्यता नष्ट करणे

३६. कृषी उत्पादन वाढविण्यासाठी आणि सुधारण्यासाठी सहकारी संस्थांना उत्तेजना संबंधीची कागदपत्रे

३७. पाणीपुरवठा आणि जलनि:सारण योजनासंबंधीची कागदपत्रे

३८. पार पाडलेल्या बांधकामाच्या संबंधात (काम) पूर्ण झाल्याचे प्रमाणपत्र

३९. गुरांच्या कोंडवाड्याच्या रक्षकांच्या नियुक्तीस मान्यता

४०. जत्रांचा कालावधी आणि त्यांच्या क्षेत्राच्या हद्दी यासाठी जिल्हा दंडाधिकारी यांची मान्यता

४१. चिटणीसाच्या पदस्थापनेची आणि बदलीच्या आदेशाची प्रत

४२. सरपंच, उपसरपंच यांना पदावरुन निलंबित केल्यासंबंधीचे आदेश

४३. प्राथमिक शाळांवर देखरेख आणि नियंत्रण ठेवण्यासंबंधीची कागदपत्रे

४४. राज्य शासन/जिल्हा परिषद यांच्याकडून किंवा कलम ५७-अ अन्वये कर्जाऊ घेतलेली रक्कम धरून जिल्हा ग्रामविकास निधीतुन मिळालेल्या कर्जासंबंधीची कागदपत्रे

४५. भारताच्या आयुर्विमा महामंडळाच्या ग्राम विमा योजनेशी संबंधित असलेली कागदपत्रे

४६. जमीन महसूलावरील उपकरांच्या दरातील वाढ संबंधीचे प्रस्ताव आणि त्यावरील राज्य शासनाचे आदेश

४७. उपकर तहकूब करण्यासाठी किंवा त्यात सूट मिळवण्यासाठी केलेले अर्ज आणि त्यावरील राज्य शासनाचे आदेश

४८. नियमाद्वारे विहित न केलेल्या पण शासनाने किंवा इतर समुचित प्राधिकाऱ्यांनी दिलेल्या आदेशानुसार ठेवणे आवश्यक असतील अशा नोंदवह्या किंवा नमुने

४९. पंचायतीने दिलेल्या आदेशांची अंमलबजावणी तहकूब करण्यासंबंधीची कागदपत्रे

५०. शासनाने पुरस्कृत केलेल्या कोणत्याही योजनां संबंधातील किंवा कोणत्याही प्रयोजना संबंधातील करण्यात आलेल्या खर्चासंबंधीची  कागदपत्रे

क वर्ग - अभिलेख:

१. प्रवास भत्ता आणि महागाई भत्ता यांची मागणी पत्रे

२. प्रवास भत्ता आणि महागाई भत्ता याबाबतीत मुदतबाह्य मागण्यांना मान्यता

३. सर्वसाधारण पावती पुस्तक

४. कर किंवा शुल्क/इतर देय परत करण्यासाठी किंवा त्यामध्ये सूट मिळवण्यासाठी अर्ज

५. परवाना अनुज्ञप्ती इ. साठी अर्ज

६. कराऐवजी ठोक अंशदान भरण्या बद्दल कारखान्याच्या भोगवटदारांकडून आलेले अर्ज. भोगवटदार व पंचायत यांच्यामध्ये करण्यात आलेले करारनामे व राज्य शासनाने त्यास दिलेली संमती यासंबंधी कागदपत्रे धरून (करारनाम्याचे नवीकरण करण्यात येईपर्यंत त्यानंतर हे कागदपत्रे प्रचलित ठेवण्यात यावेत.)

७. कर, शुल्क किंवा नसलेल्या किंवा जादा दिलेल्या इतर रकमा परत देण्यासाठी आदेश

८. कोंडवाडा रक्षकाचे पावती पुस्तक

९. कोंडवाडा रक्षकांना दिलेल्या आगाऊ रकमेची नोंद वही

१०. कोंडवाडा रक्षकांनी सादर केलेला अहवाल

११. गुरे आणि माल यांच्या लिलावा संबंधीची कागदपत्रे (प्रकरणाच्या कागदपत्रासमवेत लिलावाच्या शर्तीची टिपणी ठेवावयाची)

१२. आयुक्त, जिल्हाधिकारी, जिल्हा परिषद, पंचायत समिती, स्थायी समिती, पंचायत इत्यादी यांनी दिलेले तात्पुरत्या स्वरूपाचे आदेश

१३. वरिष्ठ अधिकाऱ्यांनी दिलेला निरीक्षण ज्ञाप आणि त्याचे अनुपालन

१४. हाती बटवड्यासाठी चपराशाची वही

१५. रोख भरणा आदेशाचे प्रतिपत्र

१६. चलने व इतर गौण कागदपत्रे

१७. जंगम किंवा स्थावर मालमत्तेच्या भाडेपट्टी संबंधीची कागदपत्रे (भाडेपट्ट्याचे नूतनीकरण होईपर्यंत किंवा त्यानंतर चालू ठेवावयाचे)

१८. किरकोळ रोजकीर्द (रोकड वही)

१९. हजेरी पत्रक (हजेरीपट)

२०. कर्ज आणि आगाऊ रकमा मंजूर करणे आणि बंधपत्रे करून देणे या संबंधीची कागदपत्रे (संबंधित नोंदवह्यात त्याचा तपशील नमूद करण्यात यावा)

२१. कर्मचाऱ्यांनी सादर केलेली राजीनाम्याची सुचना

२२. प्रतिभूती बंधपत्रे, गहाण खते (ती अंमलात असेल तोपर्यंत व त्यानंतर चालू कागदपत्रे म्हणून सुरक्षित अभिरक्षेत ठेवण्यात यावीत.)

२३. भविष्य निर्वाह निधीतून आगाऊ रक्कम मिळण्यासाठी अर्ज आणि त्यास मंजुरी

२४. हिशेब तपासणीच्या टिपण्या आणि अनुपालनाचे अहवाल

२५. परिषद, शिबिरे, संमेलने यासंबंधीच्या बाबी

२६. सरपंच, उपसरपंच, सभासद आणि कर्मचारी वर्ग यांच्या प्रशिक्षणा संबंधातील कागदपत्रे

२७. बुडीत रकमा निर्लेखित करण्यासंबंधी ची कागदपत्रे

२८. गावातील रस्त्यांची दुरुस्ती आणि देखभाल

२९. पीक स्पर्धेच्या संबंधातील कागदपत्रे

३०. राखण व पहारा व त्यावरील खर्च वसूल करणे या संबंधीची कागदपत्रे

३१. ग्राम स्वयंसेवक बळ त्यासंबंधीच्या बाबी आणि त्यावरील अहवाल

३२. रासायनिक खते, शेतीची अवजारे, सुधारित बी बियाणे यांच्या वाटपासंबंधी ची कागदपत्रे

३३. जमीन महसुलाच्या थकबाकी प्रमाणे आणि शिल्लक वसूल करण्यासंबंधातील कागदपत्रे

३४. सदस्यांचे रजेचे अर्ज

३५.(सरपंच आणि उपसरपंच यांच्यासह) सदस्यांच्या अनर्हता, निलंबन किंवा त्यांना काढून टाकणे या संबंधीची कागदपत्रे

३६. रिक्त पदांच्या नोटिशीची सूचना

३७.(तात्पुरत्या स्वरूपाचे) परवाने, अनुज्ञप्त्या इ. देणे आणि असा परवाना अनुज्ञप्ती धारकांची यादी

३८. परवाना, अनुज्ञप्ती निलंबित करणे किंवा रद्द करणे

३९. पट्ट्याच्या संबंधातील कागदपत्रे (पट्ट्याचा दस्तऐवज सुरक्षित अभिरक्षेत ठेवावा), पट्ट्या ची मुदत संपण्याची तारीख किंवा पट्ट्याच्या मुदतीची हिशेब तपासणी पूर्ण झाल्याची तारीख यापैकी जी नंतरची असेल त्या तारखेपासून अशी मुदत मोजण्यात येईल.

४०. कलम ५७(२)(अ) अन्वये निधींच्या वाटपा संबंधी पत्रव्यवहार

४१ जिल्हा परिषदेच्या वार्षिक प्रशासकीय अहवालात समाविष्ट न केलेले विवरणपत्रे, हिशेब, अहवाल इत्यादी

४२. सभासदांच्या अभिभारा संबंधातील कागदपत्रे

४३. जाहीर लिलावा द्वारे किंवा खाजगी कराराद्वारे पट्टा देणे, पंचायतीचे बाजार आणि आठवड्याचा बाजार यावर लादलेले कोणतेही शुल्क गोळा करणे या संबंधातील कागदपत्रे

४४. पुनर्विनियोजित आणि भाग वाटप यांची विवरणपत्रे

४५. विनियोजन आणि भागवाटप यांच्या विवरण पत्रांना पंचायत समितीची मान्यता

४६. वार्षिक हिशेबाचे विवरणपत्र

४७. रास्त भावाच्या दुकाना संबंधातील हिशेब आणि इतर बाबी

४८. जिल्हा परिषद पंचायत समिती यांनी पार पाडण्यासाठी व परिरक्षण करण्यासाठी हस्तांतरित केलेल्या बांधकामाच्या हिशेबा संबंधीची कागदपत्रे

४९. नोकरी संबंधीच्या बाबतीत प्रतिवेदन

५०. पंचायतीच्या बांधकामावरील अंदाजी खर्चासंबंधीची कागदपत्रे

५१. आकस्मिक खर्चाची नोंद वही

५२. स्थायी आगाऊ रकमेची नोंदवही

क-१ वर्ग- अभिलेख:

१. उपसरपंच आणि सदस्य यांनी सादर केलेली राजीनाम्याची सूचना आणि ती स्वीकारणे

२. अविश्वास आणि इतर प्रस्ताव यांची सूचना

३. पंचायत आणि ग्रामसभा यांच्या बैठकीच्या सूचना व त्यासोबत कार्यसूची

४. निर्धारित कराची सूची आणि बसविण्याचे ठरविण्यात आलेले कर आणि शुल्क यांच्या संबंधात आलेल्या हरकती किंवा सूचना

५. पाण्याच्या नळासाठी अर्ज

६. पंचायतीकडे निहित असलेल्या गायरानात गुरे चारण्यासाठी परवाना देणे

७. मागणीच्या लेखाची कार्यालयीन प्रत

८. टाच अधिपत्राची कार्यालयीन प्रत

९. अविक्रेय माल किंवा जंगम मालमत्ता खरेदी करणे किंवा तिचे हस्तांतरण करणे, त्यास मंजुरी, तिचे भाग वाटप, बिले इ.(त्यासंबंधीचा तपशील संबंधित नोंदणी पुस्तकात नमूद करावा) या संबंधीची कागदपत्रे

१०. अविक्रेय मालमत्ता किंवा जंगम मालमत्ता यांची विक्री, हानी किंवा निर्लेखिन (यासंबंधीचा तपशील संबंधित नोंदणी पुस्तकात नमूद करावा) या संबंधीची कागदपत्रे

११. सामान, लेखन सामग्री किंवा नमुने, वर्तमानपत्रे, कालिके इ.(यासंबंधीचा तपशील संबंधीत नोंदणी पुस्तकात नमूद करावा ) खरेदी करण्यासंबंधीची कागदपत्रे

१२. प्रवास भत्ते आणि महागाई भत्ते यांची पावत्या सह बिले

१३. जिल्हा परिषद, महानगरपालिका/नगरपालिका/घटक प्राधिकरण अधिसूचित क्षेत्र समिती किंवा इतर पंचायती किंवा खाजगी व्यक्ती यांच्याबरोबर केलेल्या तात्पुरत्या स्वरूपाच्या संविदा व करारनामे किंवा करारनाम्यांचे प्रतिलेख (संविदा किंवा करार अमलात राहतील तोपर्यंत त्यांची कागदपत्रे चालू ठेवण्यात यावीत. संविदा किंवा करार यांची मुदत संपल्या बरोबर त्यांचे नवीन संविदे द्वारे किंवा कराराद्वारे नूतनीकरण केले तरीसुद्धा ती कागदपत्रे दप्तर दाखल करण्यात आली पाहिजेत.)

१४. कर, शुल्क इ. वसूल करण्यासाठी मागणीची नोटीस आणि अन्य दमनकारी आदेशिका(अंतिमरीत्या वसुली चुकती होईपर्यंत आणि त्यानंतर हे कागदपत्रे चालू ठेवण्यात यावेत)

१५. समित्या आणि उपसमित्या यांची रचना

१६. वकिलाच्या नेमणुका आणि त्यांना सूचना आणि देय रकमा चुकत्या करणे

१७. आगाऊ रक्कम आणि रकमा काढणे याबाबतच्या बिलाची कार्यालयीन प्रत

१८. वेतन बिले, नियत, आकस्मिक खर्च व वेतनपर यांचा गोषवारा

१९. वेतन चिठ्ठ्या आणि रजा वेतन प्रमाणपत्रे

२०. कर्मचाऱ्यांनी दिलेली प्रतिभूती बंधपत्रे (कर्मचारी सेवा करण्याचे बंद झाल्यानंतर त्याच वर्षासाठी जतन करून ठेवावीत.)

२१. गावातील सार्वजनिक स्वागत समारंभ, उत्सव किंवा करमणूक यावरील खर्च

२२. जिल्हा किंवा राज्य येथे होणाऱ्या वार्षिक संमेलनासाठी अंशदान

२३. राष्ट्रीय आणि राज्य उत्सवांशी संबंधित व्यवस्था

२४. अधिकारी आणि मान्यवर व्यक्तींच्या भेटी संबंधी व्यवस्था

२५. अभिलेख परत मिळविणे, पैसा इ. वसूल करण्या संबंधीची कागदपत्रे

२६. कार्यभार प्रतिवेदने

२७. चपराशांचे गणवेश, बिल्ले इ. यांचा पुरवठा

२८. धनादेश पुस्तक (चेक बुक) (वापरलेले प्रतिपत्र)

२९. तपशीलवार आकस्मिक बिले प्रमाणकांसह

३०. मिश्र आणि स्थानिक खते याबद्दलची माहिती

३१. लोकवर्गणी देणग्या यासंबंधातील कागदपत्रे

३२. पंचायतीच्या बैठकींना अनुपस्थित असलेल्या सदस्यांसंबंधी कागदपत्रे

३३. भविष्य निर्वाह निधीतून तात्पुरत्या आगाऊ रकमा आणि अंतिमरीत्या काढलेल्या रकमा यासंबंधीच्या बिलांच्या प्रति

३४.( ते ते लेख बंद झाल्यानंतर) भविष्य निर्वाह निधीत अंशदान देणाऱ्या व्यक्तीकडून मिळालेली नामनिर्देशने

३५.(ते ते लेख बंद झाल्यानंतर) भविष्य निर्वाह निधीत अंशदान देणाऱ्या व्यक्तीचे प्रतिज्ञापत्र

३६. भविष्य निर्वाह निधीत अंशदान देणाऱ्या व्यक्तीच्या डाक कार्यालयाला सादर केलेल्या यादीच्या कार्यालयीन प्रती

३७.(मतपत्रिका व्यतिरिक्त) न्याय पंचायत निवडणुकीशी संबंधित सर्व कागदपत्रे

३८. पंचायत सदस्यांच्या करांच्या थकबाकीची यादी

३९. निवेदने, अहवाल इत्यादी संबंधी किंवा कार्यकारी वित्तीय अथवा नेहमीच्या स्वरूपाच्या इतर बाबी यांच्या अस्थायी तपशीलासंबंधी अधिकारी किंवा खाजगी व्यक्ती यांच्याशी केलेल्या ज्या पत्रव्यवहाराचे प्रयोजन साध्य झालेले असा पत्रव्यवहार, त्यात अग्रेषण पत्रे, स्मरणपत्रे, कामकाज मागवून घेणारी पत्रे, जावक संबंधी सूचना पत्रे, पोच पावत्या, उशीर विसंगती किंवा चुका याबद्दलची स्पष्टीकरणे यांचा अंतर्भाव होतो.

४०. कोंडवाडा रक्षकाने सादर केलेले भरणा प्रतिवेदन

४१. कर्मचाऱ्यांची सेवा पुस्तके (कर्मचाऱ्यांनी सेवेत असण्याचे बंद झाल्यानंतर पाच वर्षेपर्यंत जतन करण्यात यावीत)

४२. कर आकारणीच्या यादीची फेरतपासणी करण्यासंबंधीची कागदपत्रे, सूचना किंवा हरकती यांस (सूचना आणि हरकती यासंबंधी अंतिम निर्णय घेतल्यानंतर मुदत मोजण्यात यावी)

ड वर्ग - अभिलेख

१. पंचायतीकडे निहित असलेले सार्वजनिक रस्ते किंवा जागा यावर तात्पुरती उभारणी (बांधकाम) करणे किंवा उपांग उभारणे किंवा त्याचा तात्पुरता भोगवटा करणे यासाठी परवानगी देणे

२. येणे रकमा वसूल करण्या संबंधित कागदपत्रे (अंतिम वसुली पर्यंत आणि त्यानंतर ती कागदपत्रे चालू ठेवण्यात येतील.)

३. स्थानिक वृत्तपत्रात जाहिरात देणे

४. प्रवास भत्त्यासाठी अंतरा संबंधी केलेली चौकशी

५. अभिलेखांच्या प्रती किंवा त्याचा शोध आणि त्यांच्याशी संबंधित असलेली इतर सर्व सहाय्यभूत कागदपत्र यासाठी अर्ज

६. नोटिसा, समन्स इत्यादी बजावणे

७. सर्व प्रकारच्या रजा मंजूर करणे

८. रजेसाठी अर्ज

९. मनीऑर्डरच्या पावत्या (हिशेब तपासणी व कोणत्याही हरकतीचा निर्णय करण्यात आल्यावर)

१०. चौकशीनंतर फेटाळलेले कर्जासाठीचे अर्ज

११. पाचलिखित चलनांच्या कार्यालयीन प्रति

१२. अग्रेषण, ज्ञाप, आणि बिले, धनादेश इत्यादीची पोच

१३. जिल्हा परिषदेच्या वार्षिक प्रशासन अहवालात समाविष्ट करण्यात आलेली विवरणे, विवरण पत्रे, हिशेब प्रतिवेदन इत्यादी.

हेही वाचा -  ग्रामपंचायत नमुना 1 ते 33 (अभिलेख) विषयीची सविस्तर माहिती   

वरील लेख आपल्या सर्व मित्रांना शेअर करा. आपल्याला या लेखाबद्दल काही प्रश्न असल्यास, कृपया कमेंट करा.

आमच्या सोशल मीडिया व्हॉट्सअ‍ॅप, फेसबुक आणि टेलिग्राम ग्रुप मध्ये सामील होण्यासाठी इथे क्लिक करा !!

Post a Comment

0 Comments